Сущность данной технологии: при формировании налоговой отчетности с применением компьютерной техники, в том числе с использованием широко распространенных бухгалтерских программ или бесплатного программного обеспечения, распространяемого налоговыми органами, на бумагу наносится двухмерный штрих-код, который содержит всю информацию о форме и формате налоговой декларации. Сформированная таким образом декларация подлежит сканированию и внесению в электронном виде в БД налоговых органов. 
Применение технологии штрихового кодирования актуально для тех налогоплательщиков, которые не имеют возможности представлять отчетность в электронном виде и представляют документы лично на бумажном носителе или направляют по почте.
Преимущества использования двухмерного штрих-кода:
- не требует подключения к сети Интернет;
- распечатать документ со штрих-кодом можно на обычном принтере;
- сформировать машинно-ориентированную форму налогового документа можно в программе «Налогоплательщик ЮЛ», которая бесплатно выдается в налоговом органе, а также размещена на сайте УФНС России по Томской области www.r70.nalog.ru в разделе «Помощь налогоплательщику» à «Программные средства для юридических лиц». Либо воспользоваться машинно-ориенторованными бланками, содержащими в верхнем левом углу линейный штрих-код, шаблоны которых размещены на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе Налоговая отчетность, на сайте ФГУП «ГНИВЦ ФНС России» www.gnivc.ru в разделе Информационное обеспечение, а также в правовой системе «КонсультантПлюс» по ссылкам: «Cм. данную форму в формате TIF, рекомендованную ФНС РФ, размещенную на сайте ФГУП "ГНИВЦ ФНС России" www.gnivc.ru» и «См. данную машиночитаемую форму в MS-Excel, подготовленную на основании TIF-шаблона ГНИВЦ ФНС России»;
- ускорение ввода информации в БД налоговых органов;
- избежание ошибок при формировании документов налогоплательщиком и внесении данных специалистами налоговых органов,
- экономия времени при посещении налоговой инспекции.
Сформированная с использованием двумерного штрих-кода декларация подлежит сканированию и вносится в базу данных налогового органа в электронном виде. Обработка документов осуществляется в течение всего лишь нескольких секунд. Кроме того, данная технология позволяет избежать ошибок, возникающих на этапе ввода данных в автоматизированную систему налоговых органов. Такая оперативность дает возможность получить более качественное обслуживание в инспекциях.
Чтобы избежать возможных затруднений при вводе показателей представленной на бумажном носителе налоговой и бухгалтерской отчетности в базу данных налогового органа, необходимо соблюдать определенные требования.
При заполнении налоговых деклараций следует
обращать внимание на следующее:
- Бланк отчетности должен быть машинно-ориентированной формы, распечатанный с использованием двумерного штрих-кода PDF417;
- Листы документа должны иметь формат А4 и быть заполнены с одной стороны;
- Листы не должны быть смятыми,
- Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- На титульном листе налогового документа должны быть заполнены все обязательные реквизиты, включая ИНН и КПП налогоплательщика, вид документа, налоговый (отчетный) период, контактный телефон налогоплательщика;
- Наличие оттиска печати на документе является обязательным, если в форме документа предусмотрено место для печати;
- В верхнем левом углу на всех листах налогового документа должен присутствовать штрих-код формы;
- На налоговом документе не должно быть повреждений, штампов и других отметок на не предусмотренных для этого полях, а также скоб (скрепок), скрепляющих листы.
